Een andere benadering voor het verbeteren van datakwaliteit: Flexibiliteit en Feedback
De nadelen van verplichte velden:
Traditioneel worden verplichte velden gebruikt in systemen om ervoor te zorgen dat gebruikers alle benodigde gegevens invullen. Echter kan dit leiden tot problemen zoals het invullen van willekeurige of onjuiste waarden om verplichtingen te omzeilen, bijvoorbeeld een -, zodat het veld door het systeem als gevuld wordt gemarkeerd. Het resultaat is een vermeende verbetering van datakwaliteit, terwijl in werkelijkheid de betrouwbaarheid van de gegevens wordt ondermijnd.
Flexibiliteit en gebruikerservaring:
Bij Skwirrel PIM hebben we gekozen voor een andere aanpak. In plaats van verplichte velden,kunnen datavelden geclassificeerd worden op basis van hun ernstniveau, zoals "laag, middel, hoog, kritiek". Op basis van deze classificatie kunnen gebruikers nu zelf bepalen welke velden gevuld moeten worden. Dit biedt hen de flexibiliteit om te beoordelen welke gegevens essentieel zijn voor hun specifieke behoeften en welke als optioneel worden beschouwd.
Feedback en inzichten:
Om gebruikers te begeleiden bij het maken van de juiste keuzes, hebben we duidelijke feedbackmechanismen ingebouwd in de gebruikersinterface van ons PIM-systeem. Velden die als kritiek zijn ingesteld, worden op een prominente manier weergegeven waardoor gebruikers direct worden geattendeerd op de belangrijkste gegevens die gevuld moeten worden. Dit voorkomt dat gebruikers waardeloze of onjuiste informatie invullen om verplichtingen te omzeilen.
Monitoring en actie:
Om de datakwaliteit continu te bewaken, bieden we een dashboard waarin gebruikers een overzicht hebben van alle datakwaliteitsissues. Dit stelt hen in staat om proactief actie te ondernemen en eventuele problemen aan te pakken.
Bovendien hebben we een geavanceerd triggersysteem geïmplementeerd dat automatisch statussen kan aanpassen op basis van de datakwaliteit. Hierdoor kunnen gebruikers direct reageren op geïdentificeerde problemen en de nodige corrigerende maatregelen nemen. Ook bij het triggersysteem geldt: eenvoudig en gebruiksvriendelijk, maar zeer effectief!
Triggersysteem:
Met ons triggersysteem kunnen gebruikers regels instellen om data-gerelateerde taken te automatiseren. Dit vereenvoudigt het beheren van data en verhoogt de efficiëntie, doordat herhalende taken geminimaliseerd en fouten worden voorkomen. Het systeem reageert direct op vooraf bepaalde gebeurtenissen, waardoor tijdige beslissingen mogelijk zijn zonder constante handmatige monitoring. Met aanpasbare regels biedt het systeem een flexibele datamanagementoplossing die perfect aansluit op de behoeften van elke organisatie. Dit bevordert het organiseren van de data en het up-to-date houden ervan.
Praktijk:
Om aan de slag te gaan met deze methode dien je van te voren duidelijk te hebben welke velden voor jouw organisatie van belang zijn. Het eenvoudigste is om eerst het proces uit te tekenen in een tool zoals visio. Op deze wijze krijg je gevoel welke zaken met elkaar in connectie staan.
Vervolgens maak je een Excel met waar de bron van een veld is en waar deze data allemaal nodig is en waar deze gewijzigd kan worden. Wanneer een veld nu enkel te wijzigen is in het ERP-systeem, dan wordt deze door ons in ons PIM-systeem op 'read only' gezet. Hierdoor wordt het voor de gebruiker duidelijk waar de data aangepast dient te worden en wordt voorkomen dat data op de verkeerde plek wordt aangepast en daardoor weer overschreven wordt.
Basisstappen:
Procesuittekening in een tool zoals Visio:
- Begin met het visueel weergeven van het proces dat je wilt analyseren
- Identificeer de verschillende stappen en interacties tussen verschillende systemen en afdelingen
- Noteer welke gegevensvelden op welk punt in het proces worden gebruikt en overgedragen
Maak een Excel-bestand voor gegevensveldbeheer:
- Maak een overzichtelijke tabel in Excel om gegevensvelden te documenteren
- Kolommen kunnen onder andere de volgende informatie bevatten: Gegevensveldnaam
- Beschrijving van het gegevensveld
- Bron van het gegevensveld (bijv. ERP-systeem, PIM-systeem, CRM, etc.)
- Waar het gegevensveld wordt gebruikt (in welke processen, systemen of afdelingen)
- Of het gegevensveld leesbaar of wijzigbaar is op elke locatie
- Eventuele beperkingen of regels met betrekking tot het gegevensveld
Beheer de toegankelijkheid van gegevensvelden:
- Op basis van het Excel-bestand kun je bepalen welke gegevensvelden in het PIM-systeem als 'read-only' moeten worden gemarkeerd en welke in het ERP-systeem kunnen worden gewijzigd
- Stel duidelijke richtlijnen op voor eindgebruikers over waar en hoe ze gegevensvelden kunnen wijzigen
Test en verfijn:
- Implementeer de nieuwe gegevensveldbeheermethode in jouw organisatie
- Monitor hoe goed het systeem werkt en verzamel feedback van medewerkers
- Pas het proces aan waar nodig om eventuele problemen op te lossen
Conclusie:
Bij Skwirrel geloven we dat het verbeteren van datakwaliteit een balans vereist tussen gebruikersflexibiliteit en gerichte feedback. Door verplichte velden te vermijden en in plaats daarvan in te zetten op classificatie en feedback, stellen we gebruikers in staat om bewuste keuzes te maken en de datakwaliteit te waarborgen. Onze benadering is ontworpen om de gebruikerservaring te verbeteren en tegelijkertijd de integriteit van de gegevens te behouden.
Nieuwsgierige naar welke features ons pim systeem allemaal heeft?
- DAM (Digital Asset Management)
- API
- ETIM
- Custom Classes
- etc..
Relevante blogartikelen
Ervaren wat wij voor je kunnen betekenen? Neem contact op voor informatie, advies en enthousiasme.
