Ein anderer Ansatz zur Verbesserung der Datenqualität: Flexibilität und Feedback
Nachteile von Pflichtfeldern:
Traditionell werden Pflichtfelder in Systemen verwendet, um sicherzustellen, dass Benutzer alle erforderlichen Daten ausfüllen. Dies kann jedoch zu Problemen führen, wie z. B. dem Eintragen zufälliger oder falscher Werte, um die Pflicht zu umgehen, z. B. ein -, sodass das Feld vom System als ausgefüllt markiert wird. Das Ergebnis ist eine vermeintliche Verbesserung der Datenqualität, während die Zuverlässigkeit der Daten in Wirklichkeit untergraben wird.
Flexibilität und Benutzererfahrung:
Bei Skwirrel PIM haben wir uns für einen anderen Ansatz entschieden. Anstatt Pflichtfelder zu erzwingen, können Datenfelder nach Schweregrad klassifiziert werden, z. B. „niedrig, mittel, hoch, kritisch“. Auf dieser Grundlage können Benutzer selbst bestimmen, welche Felder ausgefüllt werden müssen. Dies gibt ihnen die Flexibilität, zu bewerten, welche Daten für ihre spezifischen Anforderungen wesentlich sind und welche als optional betrachtet werden.
Feedback und Einblicke:
Um Benutzer bei der richtigen Auswahl zu unterstützen, haben wir klare Feedbackmechanismen in die Benutzeroberfläche unseres PIM-Systems integriert. Felder, die als kritisch eingestuft sind, werden prominent angezeigt, sodass Benutzer sofort auf die wichtigsten Daten aufmerksam gemacht werden, die ausgefüllt werden müssen. Dies verhindert, dass Benutzer wertlose oder falsche Informationen eintragen, um Verpflichtungen zu umgehen.
Monitoring und Aktion:
Um die Datenqualität kontinuierlich zu überwachen, bieten wir ein Dashboard, das einen Überblick über alle Datenqualitätsprobleme bietet. Dies ermöglicht es den Benutzern, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen und Probleme zu beheben.
Darüber hinaus haben wir ein fortschrittliches Triggersystem implementiert, das automatisch Statusänderungen basierend auf der Datenqualität vornehmen kann. Benutzer können direkt auf identifizierte Probleme reagieren und die erforderlichen Korrekturmaßnahmen ergreifen. Auch das Triggersystem ist einfach zu bedienen und gleichzeitig sehr effektiv.
Triggersystem:
Mit unserem Triggersystem können Benutzer Regeln festlegen, um datenbezogene Aufgaben zu automatisieren. Dies vereinfacht die Datenverwaltung und erhöht die Effizienz, da wiederholende Aufgaben minimiert und Fehler vermieden werden. Das System reagiert direkt auf vorher festgelegte Ereignisse, sodass rechtzeitige Entscheidungen ohne ständige manuelle Überwachung möglich sind. Mit anpassbaren Regeln bietet das System eine flexible Datenmanagementlösung, die perfekt auf die Bedürfnisse jeder Organisation abgestimmt ist. Dies fördert die Organisation der Daten und deren Aktualisierung.
Praxis:
Um mit dieser Methode zu arbeiten, müssen Sie vorher genau wissen, welche Felder für Ihre Organisation wichtig sind. Am einfachsten ist es, den Prozess zunächst in einem Tool wie Visio zu visualisieren. Auf diese Weise bekommen Sie ein Gefühl dafür, welche Dinge miteinander verbunden sind.
Anschließend erstellen Sie eine Excel-Datei mit der Quelle eines Feldes, wo diese Daten benötigt werden und wo sie geändert werden können. Wenn ein Feld nur im ERP-System geändert werden kann, wird es in unserem PIM-System auf „Read Only“ gesetzt. Dadurch wird dem Benutzer klar, wo die Daten angepasst werden müssen, und verhindert, dass Daten an der falschen Stelle geändert und überschrieben werden.
Grundschritte:
Prozessdarstellung in Visio:
- Visualisieren Sie den zu analysierenden Prozess
- Identifizieren Sie die einzelnen Schritte und Interaktionen zwischen Systemen und Abteilungen
- Notieren Sie, welche Datenfelder an welchem Punkt des Prozesses verwendet und weitergegeben werden
Erstellen einer Excel-Datei für die Datenfeldverwaltung:
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Erstellen Sie eine übersichtliche Tabelle in Excel, um Datenfelder zu dokumentieren.
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Die Spalten können unter anderem folgende Informationen enthalten:
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Name des Datenfeldes
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Beschreibung des Datenfeldes
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Quelle des Datenfeldes (z. B. ERP-System, PIM-System, CRM usw.)
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Wo das Datenfeld verwendet wird (in welchen Prozessen, Systemen oder Abteilungen)
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Ob das Datenfeld an jedem Ort lesbar oder änderbar ist
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Etwaige Einschränkungen oder Regeln bezüglich des Datenfeldes
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Verwalten der Zugänglichkeit von Datenfeldern:
- Basierend auf der Excel-Datei können Sie bestimmen, welche Datenfelder im PIM-System als „Read-Only“ markiert werden und welche im ERP-System geändert werden können.
- Stellen Sie klare Richtlinien für Endbenutzer auf, wo und wie sie Datenfelder ändern können.
Testen und Verfeinern:
- Implementieren Sie die neue Methode zur Datenfeldverwaltung in Ihrer Organisation
- Überwachen Sie, wie gut das System funktioniert, und sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern
- Passen Sie den Prozess bei Bedarf an, um eventuelle Probleme zu lösen
Fazit:
Bei Skwirrel glauben wir, dass die Verbesserung der Datenqualität ein Gleichgewicht zwischen Benutzerflexibilität und gezieltem Feedback erfordert. Durch den Verzicht auf Pflichtfelder und den Einsatz von Klassifikation und Feedback ermöglichen wir bewusste Entscheidungen und gewährleisten die Datenintegrität. Unser Ansatz verbessert die Benutzererfahrung und erhält gleichzeitig die Qualität der Daten.
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